برای یک ارائه خوب آماده شوید

ارتباطات عبارت است از انتقال اطلاعات از فرستنده به گیرنده به طوری که اطلاعات برای فرستنده و گیرنده قابل درک مشابه باشد. شاید عمده‌ترین ویژگی ارتباطات تسهیم اطلاعات با دیگران باشد. ارتباطات موثر نیازمند رسیدن افراد به درک مشترک است و تمامی عناصر فرایند ارتباطات در این مهم تأثیر‌گذار هستند. در ادامه با توسعه مهارت‌های فردی و ارائه درست مطالب آشنا می‌شویم تا با استفاده درست از آن‌ها به اهداف خود در مذاکرات دست یابیم و یا در ارائه خوب خودمان از آن استفاده کنیم.

آماده‌سازی اولیه برای ارائه مطلب

ارائه چه شفاهی باشد و چه مکتوب، چه صوتی و چه تصویری، همیشه نقطه‌ی آغاز و نطفه‌ی آن، شکل مکتوب است.
سوالات متعددی وجود دارد که باید آن‌ها را مشخص کرده و به صورت مکتوب به آن‌ها پاسخ داد، برخی از این سوالات عبارتند از:

• هدف من از این ارائه چیست؟
  ( سه هدف برتری که می خواهید از طریق ارائه مطلب خود به آن برسید را پیدا کنید. کل ارائه باید برای رسیدن به این سه هدف تمرکز داشته باشد )
• مخاطب من چه کسی یا چه نوع افرادی هستند؟
  ( درک اینکه مخاطبان شما چه کسانی هستند و چه انتظاراتی از شما دارند، بسیار اهمیت دارد. در صورت امکان، پیشینه مخاطب خود را بررسی کنید. هنگام ارائه، اطمینان حاصل کنید که با مخاطبان ارتباط برقرار کرده‌اید )
• پیام کلیدی من چیست؟
• آیا فهرست کلیه‌ی نکات و حرف‌ها و اطلاعاتی که برای ارائه مد نظر دارم تنظیم کرده‌ام؟
  ( فهرستی از نکاتی که می خواهید برای ارتباط با مخاطبان خود از آن ها استفاده کنید، داشته باشید و به ترتیب آن‌ها را اولویت بندی کنید. ببینید که آیا نکته‌ای وجود دارد که درک آن برای مخاطبان دشوار باشد. اگر چنین باشد آن‌ها را بیشتر توضیح دهید )
• آیا ساختار ارائه را می‌دانم؟

سبک ارائه خوب

ارائه می‌تواند سبک‌های بسیار متفاوتی داشته باشد و ما در برخی از آن‌ها قوی و در برخی دیگر ضعیف باشیم.
حتی اگر در همه‌ی آن‌ها هم ضعیف باشیم، مهم است که بدانیم می‌خواهیم بهبود کدام سبک را در اولویت قرار دهیم؟

• ارائه مطلب به عنوان یک سخنران انگیزشی
• ارائه مطلب به عنوان یک معلم ( در شکل مکتوب یا شفاهی یا فایل صوتی یا هر شکل دیگر )
• ارائه مطلب به عنوان یک مشاور ( در قالب ارائه چند راهکار و کمک به طرف مقابل برای انتخاب مناسب‌ترین راهکار )
• معرفی یک محصول در یک جمع عمومی یا به یک مشتری خاص ( به عنوان یکی از زیرمجموعه‌های مهارت فروش )
• سخنرانی رسمی در یک جلسه رسمی

از استیو جابز همواره به عنوان یک ارائه‌کننده‌ی خوب نام برده می‌شود، اما باید توجه داشته باشیم که او یک فرد توانمند در سبک معرفی محصول است و اصلا نمی‌دانیم که در سبک معلم یا مشاور تا چه حد توانمند بوده.

طراحی ساختار ارائه مطلب خوب

براساس محدودیت زمانی و هدف ارائه ، شما باید مخاطبان را از مسیری هدایت کنید که هم جذاب باشد و هم به خوبی به هدف نهایی برسد. ساختار ارائه مطلب شما شامل سه بخش اصلی است: شروع – بدنه اصلی – پایان

شروع:
شروع شما باید جذاب و تاثیرگذار باشد به نحوی که بتواند ارتباط خوبی با مخاطبان برقرار کند و بتواند یک ارائه خوب را شکل دهد. یک سوال ، داستان و حتی یک عکس تاثیرگذار بهترین‌ها برای شروع ارائه مطلب هستند.

بدنه اصلی:
بر روی هدف اصلی ارائه تمرکز کنید. همراه کردن مخاطبان بسیار مهم‌تر از گفتن هر چیزی است که می‌دانید! شما می‌بایست از برخی اطلاعات صرف نظر کنید، هر چند ممکن است در حین ارائه برخی سوالات مرتبط با مطالبی باشد که شما در ارائه به آن‌ها اشاره نمی‌کنید، بنابراین می بایست آمادگی کافی پیرامون موضوعات مرتبط داشته باشید. این همان بخشی است که در ارائه مطلب آورده نمی‌شود. سعی کنید به تمامی جوانب مرتبط موضوع بپردازید تا بتوانید در نهایت یک نتیجه‌گیری و مقایسه خوب داشته باشید. شما نیازی به نوشتن کلمه به کلمه ارائه خود یا حفظ آن ندارید.

پایان:
قسمت پایانی ارائه شما آخرین تلاش شما برای ماندگاری در ذهن مخاطبان است. می توانید مثال و داستان قسمت شروع را کامل کنید، یا با یک شعار و انگیزش، آخرین تأثیرگذاری بر مخاطبان را داشته باشید.

ترسیم نقشه مفهومی

تهیه و تنظیم نقشه مفهومی دو کارکرد دارد:
اول اینکه پس از انجام این کار تقدم و تأخر بحث برایمان روشن می‌شود.
دوم اینکه موضوع در ذهن ساختار شفاف‌تری پیدا می‌کند و در صورت مواجهه با پرسش‌های پیش‌بینی نشده بهتر می‌توان به آن‌ها پاسخ داد.

انتخاب استراتژی عرضه بحث

دو استراتژی کلی در ارائه هر مطلبی وجود دارد:

1. شیوه افزایشی یا Inductive یا ترکیبی یا ارائه از پایین به بالا یا Bottom-Up
2. شیوه خرد کردن مطلب یا Deductive یا ارائه از بالا به پایین یا Top-Down

در شیوه نخست شما مجموعه‌ای از حرف‌ها و اطلاعات و گزارش‌ها و دیدگاه‌ها و موضوعات مختلف را مطرح می‌کنید و سپس به تدریج به سمت موضوع نهایی در پایان بحث حرکت می‌کنید.
در شیوه دوم، از ابتدا کلیت بحث را مطرح می‌کنید و به تدریج جزئیات آن را مورد بررسی قرار می‌دهید.
این تقسیم بندی اگر چه ممکن است ساده و بدیهی به نظر برسد، اما می‌تواند سرنوشت ارائه‌ی شما را از یک ارائه شکست خورده به یک ارائه موفق یا بالعکس تغییر دهد.
ضمن اینکه این انتخاب علاوه بر مخاطب و موضوع، تابع توانمندی‌ها و ویژگی‌ها و صفات شخصیتی شما نیز هست.
ممکن است فردی که در سبک ارائه‌ی ترکیبی، بسیار موفق است در سبک ارائه از بالا به پایین ضعیف باشد. یا اینکه بالعکس، فردی بتواند ارائه‌های بسیار قدرتمند در سبک بالا به پایین انجام دهد، اما نتواند در سبک ترکیبی قدرتمند عمل کند.

تولید محتوا برای ارائه

بخش قابل توجهی از مهارت ارائه در این مرحله خلاصه می‌شود.
ارائه بسته به شکل آن نیازمند تولید محتواست.
هنگامی که ارائه شما توسط موارد تکمیلی پشتیبانی شود، می توانید تاثیر بیشتری روی مخاطب داشته باشید. گزارش ها، مقالات و جزوه ها فقط نمونه ای از این موارد است.

مدیریت زمان برای ارائه خوب

مدیریت زمان در مفهوم عمومی آن و مدیریت زمان در ارائه مهارت‌هایی کاملاً متفاوت هستند. مدیریت زمان به عنوان یک مهارت عمومی یعنی تخصیص بهینه زمان به فعالیت‌های روزانه، هفتگی و… اما مدیریت زمان در ارائه یعنی موضوعات مهم و ضروری انتخاب شده و زمان ارائه مشخص و محدود است، حال مطالب مهم و ضروری باید در ظرف زمان قرار گیرند تا به چارچوب زمانی تعیین شده وفادار بمانم.
یکی از تکنیک‌هایی که برای ارائه وجود دارد بدین شکل است:
اگر برای ارائه مطالب به اندازه‌ی X دقیقه وقت در نظر گرفته شده، علاوه بر ارائه در X دقیقه برای ارائه سه نوع ارائه دیگر هم باید تمرین شود:
ارائه در زمان نصف X
ارائه در زمان یک چهارم X
ارائه در زمانی حدوداً ۵۰% بیشتر از X
با این کار، ضمن اینکه تسلط بر مطلب افزایش می‌یابد، در صورتی که در میانه ارائه مطلب نیاز به تغییر سرعت بحث باشد، این کار بدون مشکل انجام می‌گیرد.

اضطراب ارائه

همه‌ی ما به نوعی اضطراب ارائه را تجربه می‌کنیم. تنها تفاوتی که بین ما وجود دارد، میزان اضطراب و آستانه آن است.
ارائه نیازمند تعامل است و همیشه مخاطب دارد و چون پاسخ و عکس‌العمل مخاطب در اختیار ما نیست باعث به وجود آمدن اضطراب می‌شود.
برخی از راهکار‌های کنترل استرس عبارتند از:

• شناخت و درک استرس و اضطراب به عنوان یک پاسخ طبیعی بدن و نه یک نقطه ضعف یا مشکل
• بهبود مهارت تسلط کلامی برای اینکه ذهن ما در زمان سخنرانی و ارائه مطلب آزادتر باشد
• تلاش برای افزایش عزت نفس: بخش قابل توجهی از اضطراب‌ها و دشواری‌های ما در ارائه می‌تواند ناشی از پایین بودن عزت نفس باشد.
• کسی که در تسلط کلامی ضعیف است، بخش قابل توجهی از انرژی خود را صرف جستجوی کلمه‌ها و ساختن جمله‌ها می‌کند و ذهنش برای مدیریت فضای جلسه و سخنرانی، توان و انرژی و تمرکز زیادی نخواهد داشت. به همین علت، احساس می‌کند که استرس زیادی دارد. اما مهارت کلامی باعث می‌شود که ذهن بدون فشار و زحمت کلمات و جملات را بیابد و منابع بیشتری برای مدیریت فضای جلسه و سخنرانی آزاد بماند.

ارائه شفاهی

در ارائه‌هایی که به شکل فیزیکی برگزار می‌شوند قلب مهارت ارائه، ارائه شفاهی است.
به عبارتی، همه تلاش‌ها در مدیریتِ آن چند دقیقه یا چند ساعت خلاصه می‌شود تا بتوانیم مفاهیم خود را به شکلی اثر‌بخش به مخاطب منتقل کنیم.
برخی از مهارت‌های ارائه شفاهی عبارتند از:

• مهارت آغاز کردن بحث
• مهارت سخنوری و تسلط کلامی
• فن بیان ( نشانگر مدل ذهنی و شخصیت فرد است )
  ( افراد زیادی را می‌توانید بیابید که در مذاکره، ضعیف نیستند. شرایط را به خوبی می‌فهمند و تحلیل می‌کنند. تصمیم‌های خوبی هم می‌گیرند. اما جایی که به پاشنه آشیل آن‌ها تبدیل می‌شود، مهارت کلامی است. نمی‌توانند دقیقاً چیزی را که در ذهن دارند بر زبان بیاورند. )
• تسلط بر صدا و لحن
• زبان بدن و ارتباط غیرکلامی
• انتخاب پوشش ظاهری مناسب
• مهارت داستان گویی
• مدیریت حافظه و به خاطر سپردن درست مطالب و موضوعات
• استفاده از ابزارهای همراهی بصری (Visual Assistants)
• استفاده به موقع و مناسب از پشتیبان‌ها یا Supporting Materials

مختصر و مفید صحبت کنید: طبق مطالعات و تحقیقات انجام شده مدت زمان مفید تمرکز و توجه به یک موضوع بسیار کوتاه است و پس از آن ممکن است توجه مخاطب به مسایل دیگری معطوف شود. بنابراین سعی کنید بهترین جملات را برای توضیح مطلب خود انتخاب کنید ، جملاتی که در عین گویا بودن ، مختصر و مفید باشند.

مهارت خوب شنیدن ( گوش دادن )

شنیدن با گوش‌دادن خیلی متفاوت دارد. شنیدن عبارت است از واقعیت فیزیکی دریافت صدا‌ها که فعالیتی منفعلانه است ولی گوش‌کردن فعالیتی فعالانه است و نیاز به توجه دارد.
شنونده خوب بودن، شامل: شنیدن حرف طرف مقابل، مشاهده رفتار غیرکلامی او، مشاهده حاشیه‌های ارسال پیام و در کل، مهارت در دریافت با کیفیت پیام‌ها است.
عادت به شنونده بودن و دریافت دائمی اطلاعات از طرف مقابل باعث می‌شود احساس او نسبت به روند ارائه مطلب را بهتر درک کنیم و در صورت نیاز، مسیر بحث را متناسب با شرایط، کُندتر و تُندتر کرده و یا به کلی تغییر دهیم.

آشنایی با خطاهای رایج در یک ارائه

برای کاهش خطا‌های ما در یادگیری هر مهارتی، دو شیوه وجود دارد:
یکی اینکه خطاها را به تدریج تجربه کنیم و راه مدیریت آن‌ها را یاد بگیریم.
دیگر اینکه با مشاهده و بررسی خطاهای دیگران، بخشی از آنها را بدون تجربه‌ی نزدیک بیاموزیم و یادگیری از طریق تجربه‌ مستقیم را به موارد کمتری محدود کنیم.

مدیریت بحران‌ها و شرایط پیش بینی نشده

بحران و چالش در یک جلسه ارائه به شکل‌های مختلفی می‌تواند به وجود بیاید. موارد زیر تنها مثال‌های معدودی از انبوه مسائل پیش‌بینی نشده هستند:

• مسائلی مانند قطع برق یا آماده نبودن محل مذاکره
• نبودن ویدئو پروژکتور یا سیستم صوتی یا از کار افتادن آن‌ها
• مطرح شدن اطلاعاتی که فکر نمی‌کرده‌ایم مخاطبان از آنها مطلع هستند

این مسائل و چالش‌ها می‌توانند از یک جلسه‌ی ارائه خوب یک کابوس بسازند و یا برعکس، در صورتی که به خوبی مدیریت شوند، نشان‌دهنده‌ی مهارت شما در مدیریت شرایط بحران باشند.
به همین علت، مدیریت بحران در جلسات ارائه شفاهی از جمله زیرمجموعه‌های مهم مهارت ارائه محسوب می‌شود.

ارائه خوب رای  هر مطلبی دو قسمت اصلی دارد، یکی قبل از ارائه که به برنامه‌ریزی و آماده‌سازی مطلب پرداخته می‌شود و یکی در هنگام ارائه مطالب.
افراد باید با وسواس زیادی روی بخش ارائه مطلب در مذاکرات کار کنند، چرا که مهم‌ترین قسمت یک مذاکره هنگام ارائه مطلب و طرح خواسته‌ها می‌باشد.
شناخت درست اهداف مذاکره و گنجاندن آن‌ها در ارائه، کمک زیادی به پیشرفت بهتر در مسیر مذاکره می‌کند.
و در نهایت تسلط هر چه بیشتر روی ارائه درست مطالب می‌تواند در یک مذاکره موفق موثر باشد.